Satın Alma Danışmanlığı konusunda “Çevik Tedarikçi Yönetimi ve Satın Almada Çeviklik” başlığı çoğu şirketin önem sırasında baş sıralardadır.
Bir işletmedeki en çevik kişiler satin almacılar, en çevik hareket eden birimler de satin alma birimleridir.
Şirketlerin, yıllardır çevik yönetim için yaptıkları yatırımlar, şirket operasyonlarını durma noktasına getirebilecek problemlerin önceden belirlenmesine ve etkilerinin minimumda tutulmasına yardımcı olmuştur. Pek çok şirket, satış ve proje ekiplerini bu bakış açısıyla yönetmektedir. Satın alma özelinde bu konu, talep ve bilgi gereksinimlerinin yanı sıra tedarikçilerin doğru yönetimini ve hizmetlerinin sürekliliğinin izlenmesini de gerektirmektedir.
Son birkaç aydır salgın sebebiyle ortaya çıkan talep ve işgücünün yönetim zorlukları yeni soruları da beraberinde getirmiştir. Şirketler çalışanlarının uzaktan çalışma modeliyle uzun vadede üretken olmasını nasıl sağlayabilirler? İnsanlar gerçekte nerelerden çalışıyor? Sahada olması gerekenler kimler? Sevkiyatların gecikmemesi için onaylar hızlı bir şekilde nasıl tamamlanabilir? Bütün bunlar, bugün satin alma ekiplerinin karşılaştığı yönetim ve liderlik sorunlarından birkaçıdır ve genellikle en iyi çözüm satınalmanın beklentilerin üzerine çıkması olarak görülür.
Peki bu dönemi atlattığımızda satınalma süreçlerini çeviklik üzerine inşa etmek için hangi adımları atmamız gerekecek? Satın alma süreçlerinin görünür kılınması ile ürün ve hizmetlere erişimin kolaylaştırılması, yaşanabilecek sorunların etkilerinin azaltılmasının garantisi olarak görülmelidir. Satın alma organizasyonları, özellikle kriz zamanlarında daha esnek olma fırsatlarını aktif olarak değerlendirmeli ve değişen koşullara cevap verebilir olmalıdır.
Satın almada maliyet yönetimi tedarikçi yönetiminin bir parçasıdır ve büyük önem taşır. Bu konuda çevik olmak önemli bir rekabet avantajı sağlar. Müşteri taleplerinde ve piyasalarda meydana gelen beklenmedik ve ani değişikliklere karşı firmaların hacimsel ve çeşitlilik açısından cevap verebilme yeteneği olan çeviklik, son yıllarda tedarik zinciri, satin alma ve uygulamalarında büyük önem kazanmıştır. İşletmeler için çeviklik yani esneklik ve hız önemli bir rekabet avantajı olarak değerlendirilmektedir. Satın alma organizasyoları hem içsel hem de çevresel değişikliklere (fırsatlar/zorluklar) proaktif ve reaktif bir şekilde yanıt verebilmek için kaynakları zamanında ve esnek olarak kullanmalıdır. Bir işletmenin sadece tek bir fonksiyonunun çevikliği ile beklenmeyen durumlara cevap verebilmesi mümkün olamayacağı için tüm fonksiyonlarının aynı şekilde çevik yani esnek ve hızlı olması gerekmektedir. Bu da talep yönetiminden üretime, dağıtımdan satış sonrası hizmetlere kadar çevik olmayı gerektiren bir durum haline gelir. Bu noktada şirketlerin operasyonel faaliyetlerini yürüten birimlere de çok iş düşmektedir. Firmalar, ani pazar değişikliklerine ancak tedarik zincirindeki tüm birimlerin diğer birimlerle birlikte olması halinde cevap verebilir. Satın alma ve tedarik zinciri çevikliği, süreç boyunca tüm paydaşlarla entegrasyon gerektirmektedir ve 4 temel özelliğe sahiptir;
- Pazara Duyarlıdır
- Sanal Entegrasyonu Mümkün Kılar (Teknoloji ve veriyi mümkün kılma)
- Süreç Entegrasyonu Yapar
- Ağ Entegrasyonu Vardır (Tedarik zinciri birimlerin yeniden yapılandırılması)
Halihazırda pek çok şirket, satin alma ve tedarik zinciri süreçlerinde kısa vadeli başarı etkisi beklediği için özellikle talep yönetimi, tedarikçi ödemeleri ve sözleşmeler konusunda sıkıntı yaşamaktadır. Çevik tedarikçi yönetimi ise bu noktalarda satin alma ve kurumsal çevikliğin geliştirilmesi için bir fırsattır.
- Talepyönetimi: Bütçelenmiş ancak herhangi bir sebepten dolayı artık ihtiyaç olmayan satın alma taleplerinin ilgili sözleşmeleri sistem üzerindeki doküman ve şartnamleri de dahil- gözden geçirilmeli, gerekiyorsa uygun şekilde feshedilmeli veya yeniden müzakere edilmelidir. Bu durum bütçe kontrolünün efektif, taleplerin ise verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar. Aynı zamanda sözleşmeler de uygun şekilde kontrol edilmiş olur.
- TedarikçiÖdemeleri: Eğer şirketin çeşitlilik içeren bir tedarikçi yapısı varsa bu yapıya uygun hareket etmelidir. Şirket, tedarikçi ödemelerini kanunlara da uygun şekilde ve hatta mümkünse vadesinden de önce yapmak suretiyle itibarını arttırabilir. Bu sayede inovatif ve yenilikçi tedarikçilerini yanında tutar ve uzun süreli iş ortaklığı yapabilir. Güven duygusunu geliştirir.
- SözleşmeKoşulları: Genellikle satın alma birimleri sözleşmeleri imzalayarak yenileme tarihi gelene bir tarafa koyar. Ancak her sözleşmede pek çok detay vardır. Riskin ve harcamanın azaltılması ve tedarikçi ilişkilerinin korunabilmesi için bazı önemli ip uçları içerebilir. Dolayısıyla sözleşmeler imza sonrası bir tarafa konulmak yerine mutlaka başvuru noktası olarak ele alınmalıdır.
Sistematik Esneklik
Bugünün çevik bakış açısı hızlı cevap vermeye odaklanmış olsa da uzun vadede bu durum kurumsal harcama yönetim esnekliğinin sistematik olarak uygulanmasına dönüşecektir.
- Talep ve onay süreçlerinin sadeleştirmek,
- Onaylı tedarikçi ağının kurulması ve “Self Service Kaynak Kullanımı” yapısının oluşturulması,
- Satınalma paydaşlarının tüm bilgilere doğrudan erişiminin sağlanması (harcama bilgisi, sözleşmeler, tedarikçiler vb.) gibi çözümler uygulanabilir.
Şirket İhtiyaçlarına Uyum
Salgın, işlerin nasıl yürütüleceği konusunda değişiklikler yapmaya zorlamadan önce bile, iç ve dış kaynakların kullanımı konusunda şirketlerde değişim yaşanıyordu. Özellikle son zamanlarda neredeyse her iki çalışandan biri dış kaynak olarak çalışmaktaydı. Bu süreçte birçok rolün gerektirdiği işlerin yürütülmesi de değişime uğradı. Hal böyleyken, satın alma departmanlarının kendi süreçlerini, işletmenin işgücü yönetimi stratejilerine paralel olacak şekilde uygulaması da kaçınılmaz oldu.
Satın alma departmanları, tedarikçilerinin bugün karşılaştığı aksaklıkları göz ardı etmemelidir. Hatta tedarikçilerinin ve tedarikçilerinin tedarikçilerinin finansal durumlarını bilmek zorundadır. Çünkü, özellikle böyle bir dönemde, bir tedarikçinin zor zamanlara dayanma becerisi, şirket faaliyetlerinin devam etmesi veya durma noktasına gelmesi arasındaki kritik atlamayı her iki yönde de hızlandırabilir. Bununla birlikte, tedarikçilerimizin ekonomik sorunları zaten var olup, bu koşullarda ortaya çıkmış olabilir. Bu durumum ise satın almacının kendini ve organizasyonunu sorgulaması gerektiren bir durumdur.
Birçok tedarikçi taleplere cevap vermeye çalışırken bir yandan da bu taleplere cevap verebilmek için mevcut tedarikçilerini değiştiriyorlar veya iş süreçlerini değiştiriyorlar. Tekstil üretirken yüz maskesi üretimine geçiyorlar veya talep üzerine uluslararası tedarikçilerden yerel tedarikçilere geçmek durumunda kalıyorlar. Tedarikçilerin yeteneklerinden tam olarak yararlanmak ve maksimum fayda sağlamak istiyorsak, tedarikçilerin tedarikçilerini de tanımak gerekmektedir. Tedarikçilerle ilgili sektörel tüm bilgileri merkezi olarak yönetmek, tedariğin süresini ve kalitesini baştan sona optimize edecek, bu konudaki verimliliği artıracaktır. En önemlisi, zaman kaybını önleyecektir.
- Mali durumu zayıf olan tedarikçilerin izlenmesi ve gerekiyorsa üst yönetime bildirilerek alternatiflerinin değerlendirilmesi,
- Her yeni ihalede ve mevcut tedarikçilerle yapılan düzenli gözden geçirme toplantılarında tedarikçinin finansal istikrarının potansiyel etkisinin farkına varılarak aksiyon alınması,
- Ana tedarikçilerin nakit akışlarına veya tedarik zinciri sorunlarına sürdürülebilir çözümler bulmalarına yardımcı olmada aktif rol almak önemlidir.
Satın alma çevik bir fonksiyondur ve her şeyin durduğu anda bile doğal olarak harekete geçer. Bir krizde çevik olmak, doğrudan harcamalar da dahil olmak üzere en karmaşık ve en kritik durumları bile hızlı bir şekilde yönetebilmek anlamına gelir.
Normalde, satın alma birimlerinin alternatif tedarik kaynaklarını ortaya çıkarmak için zamanı vardır, ancak bir krizde bu çok sıkıntılı bir süreç ve hatta son olabilir.
Yeni normalde ise çevik bakış açısı ve yönetim şekli ile teknoloji platformları, bu sene ve sonrasında sadece satınalmada değil tüm iş süreçlerinde karşılaşabileceğimiz zorluklarda bize yol gösterecektir. Bu nedenle “Çevik Tedarikçi Yönetimi ve Satın Almada Çeviklik” dikkat edilmesi gereken konulardandır.