SATIN ALMA DANIŞMANLIĞI
SATIN ALMA NEDİR?
“Satın Alma” nın kelime anlamının tam karşılığı dilimize İngilizce’deki “purchasing”, “procurement”, “supply”, ve “sourcing” kavramlarının birleşimi şeklinde geçmektedir. Bu kavramlar İngilizce’de farklı anlamları karşılarken Türkçe’de tek bir kelimenin tüm bu anlamları içeriyor olması bazı kafa karışıklıklarına sebep olabiliyor. Peki satın alma nedir? Sözlük tanımını verecek olursak TÜSAYDER tarafından yapılan tanıma göre satın alma; Kurum ve Kuruluşlarda gereksinim duyulan ve tanımlanmış tüm ürünlerin ve/veya hizmetlerin; doğru kalitede, doğru tedarikçiden, doğru zamanda, doğru yerde, doğru miktarda, doğru stratejiler ve doğru yöntemler ile en doğru fiyattan temin edilmesi işidir. Bu tanımdan da anlayabileceğimiz gibi “satın alma” şirketler için oldukça önemli gündemlerden biridir. Bu sebeple sürecin doğru yönetilebilmesi için Satın Alma Danışmanlığı da günümüzde son derece önemli hale gelmiştir.
Yapılan tanımlamalardan da yola çıkarak Satın Alma işleminin fonksiyonlarını ve bu süreçte nelere dikkat edilmesi gerektiğini düşünelim. Adım adım planlayalım;
- Öncelikle ihtiyaç duyulan ürün veya hizmetin özelliklerinin belirlenmesi ve buna uygun araştırmanın yapılması satın alma işleminizin ilk basamağıdır.
- Yaptığınız araştırmaların ardından sıra, en uygun tedarikçinin belirlenmesine gelir.
- Belirlediğiniz özelliklerdeki ürünü/hizmeti size sağlayabilecek olan tedarikçiler arasından, önceliklerinize ve kriterlerinize uyumlu olanı seçip bu tedarikçiyle müzakerelere başlamalısınız.
- Karşılıklı görüşmeler sonucunda ortak kararlar verilip anlaşma sağlanır.
- Anlaşmanın yapılması adımını siparişin verilmesi izler.
- Elbette ki sipariş verilince işlem bitmez. Verdiğiniz siparişin takibini ve kontrolünü sağlamak bu sürecin önemli bir parçasıdır.
- Tüm adımları başarıyla tamamladıktan sonra ileriye dönük veri alabilmek için satın alma sürecinizi değerlendirme işlemi de yapmanız gereken son adımdır.
Çağımızda artan müşteri talepleri ve bunun doğurduğu rekabetle birlikte, şirketler de bu duruma adapte olmak ve kendilerini sürekli güncellemek zorundadır. Satın alma olgusuna ve bu süreci yönetmeye önem verilmesi, şirketlerin rekabet etme gücünü doğru orantılı olarak arttıracağından göz ardı edilemeyecek stratejik hamlelerden birisidir.
SATIN ALMA YÖNETİMİ ve DANIŞMANLIĞI
Satın almanın ne olduğundan ve sürecin nasıl ilerlediğinden yukarıda bahsetmiştik. Şimdi de firmaların bu süreci yönetirken amaçlarının ne olması gerektiğinden ve nelere dikkat etmeleri gerektiğinden söz edelim. Satın alma yönetimindeki temel amaç, şirketin kendi ihtiyaçları doğrultusunda alacağı hizmeti/ürünü en uygun koşullarda ve optimum şekilde temin edebilmesini sağlamaktır. Bu süreç sonundaki değerlendirmede şirketin sahip olduğu fonlarını verimli ve etkili bir şekilde kullanmış olduğunu görmek, yönetimin amaçlarından bir diğeridir. Kısacası bu sürecin yönetiminde her şeyi “doğru” yapmış olmak, yani; doğru ürünü, doğru miktarda, doğru zamanda ve maliyette, doğru tedarikçiden satın almak, bu işin en kısa ve öz tanımıdır. Tabi ki süreç yönetimini sağlarken tek hedef rekabet gücü olmamalı. Süreçte var olan ve koordine olunması gereken birçok departman arasındaki güveni sağlamak da oldukça önemli. Bu nedenle etik değerleri ile hareket ediyor olmak ve çalışmaları şeffaf bir şekilde yürütmek de hedeflerinizden biri olmalı. Satın alma işleminin her adımında, sürecin her aşamasının kayıt altına alınması ve ilgili tüm belgelerin bir dosyada muhafaza edilmesi bu şeffaflığı sağlamak için tercih edilecek yollardan birisidir.
SATIN ALMA DANIŞMANLIĞI NEDİR?
Satın alma danışmanlığı, satın alma sürecinin çeşitli yönlerinde geniş deneyime ve uzmanlığa sahip kişiler tarafından sağlanan profesyonel bir hizmettir. Şirketlerin bu duruma önem vermeye başlaması ve geleneksel tedariklere ek olarak, sistem uygulamasının da dahil olması tedarik danışmanlarına olan talebi büyük ölçüde arttırmıştır.
SATIN ALMA DANIŞMANLIĞI HİZMETİNİ KİMLER SUNAR?
Satın alma danışmanlığı hizmeti sunan üç tür firma vardır: büyük çok uluslu şirketler, butik firmalar ve satıcıya özel danışmanlık firmaları. Tüm danışmanlık firmaları, belirli bir görevi veya işlevi yerine getirmek ve sonra bir sonraki atamaya devam etmek üzere işe alınan konu uzmanlarına erişim sağlar. Bir danışmanın hizmetleri genellikle, kurum içi personelin mevcut iş sürecinde değişiklik yapmak için gereken uzmanlığa sahip olmadığı durumlarda gereklidir.
Tedarik danışmanları, bu üç temel ihtiyaçtan birine sahip şirketler için çalışır ve geniş çapta seyahat ederler; tedarik politikası incelemesi, mevcut iş sürecinin iyileştirilmesi veya bir satın alma sisteminin uygulanması. Bir satın alma danışmanı olmanın birçok yolu olsa da, tüm satın alma danışmanlarının ortaöğretim sonrası eğitim, mesleki sertifikalandırma ve satın almada önemli iş tecrübesi olmalıdır.
Satın alma danışmanlığı alanı son beş yılda hızla büyümüştür ve önümüzdeki 10 ila 15 yıl boyunca sürekli bir büyüme yaşayacağı tahmin edilmektedir. İyi tedarik kavramlarının uygulanmasının, firmaların hem gerçek maliyetlerini hem de personelin çalışma zamanlarını düşürdüğü kanıtlanmıştır. Gerçekleşen tasarruflara genellikle iş süreçleri veya müzakere yoluyla ulaşılır ve hizmetlerde indirim yapılmasına gerek yoktur.
SATIN ALMA İLKELERİ
Şirketlerin bu derece üzerinde durup önem verdiği ve departmanlar arası iletişimin de önemli rol oynadığı bir sürece dair belirlenmiş ilkelerin olması, doğabilecek sorunların engellenmesi ve ihtiyaç halinde olası çözüm üretilmesi durumlarında gerçek bir kurtarıcı olacaktır. Bu ilkeleri önceden belirlemek ve yönetimde bunlardan şaşmamak işlerinizi kolaylaştıracağı gibi şeffaf süreç yönetiminize de katkı sağlayacaktır. Peki Satın Alma’ya dair nasıl ilkeler belirlenmelidir? Genel itibariyle bunları 8 başlık altında toplayabiliriz:
-
Ayrım gözetmemek
Bir satın alma işleminde karşılaştırılması gereken çok sayıda tedarikçi/ürün/hizmet vs ile karşı karşıya kalınır. Bu durumlarda bu hizmeti sağlayanlara karşı, verilen teklifin maliyet etkinliği ve önerdiği kaliteye odaklanılmalı, bunun dışında bir ayrım gözetilmemelidir.
-
Adil rekabet ortamı oluşturmak
Yalnızca tek bir tedarikçi ile görüşmenin en iyi olanağı sağlama ihtimali oldukça düşüktür. Birden fazla tedarikçiyle görüşüp objektif değerlendirmelerden sonra, sözleşme imzalanacaklara yönelik rekabet ortamı yaratılmamalıdır.
-
Yeterli şartnameleri hazırlamak
Etkili ve adil rekabeti koruyabilmek için teklif sahiplerinin alıcıların ihtiyaçlarını tam olarak anlamaları ve eksiksiz bilmelilerdir. Bu rekabetin etkili kılınması için de gerekmektedir. Bu nedenle ihtiyaç doğrultusundaki tüm idari, mali ve teknik bilgilerin şartnamelerde yer almasına özen gösterilmelidir.
-
Etkin duyuruyu yapmak
Tüm potansiyel teklif sahiplerinin bu ilanlara ulaşabileceği doğru medya araçlarını seçebilmek oldukça önemlidir. İlanların, ziyaretçilerin kolayca görebileceği şekillerde internet sitesinde de yayınlanması sağlanmalıdır.
-
Yeterli süre tanınmasını sağlamak
Tüm potansiyel isteklilerin başarılı teklif hazırlayabilmeleri için ihtiyaçları olan yeterli zaman verilmelidir. Bu süreyi belirlerken de; şartname incelenmesi, belge teminleri, iş yeri ziyaretleri, teklif hazırlanması gibi süreçler göz önünde bulundurulmalıdır.
-
Uygun objektif kriterler kullanmak
Gelen teklifler doğrultusunda değerlendirme yaparken, çıkar ilişkileri doğurabilecek veya teklif verenlerden birini ön plana çıkaracak durumların önüne geçilmeli ve buna göre kriterler belirlenmelidir.
-
Kayıtlar tutmak
Bu süreç boyunca tüm satın alma faaliyetleri kayıt altına alınmalı ve gerektiği durumlarda yapılacak denetimlere ve yetkililerin incelenmesine açık tutulmalıdır. Tüm mali belgeler son ödeme tarihinden itibaren en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır.
-
Standart Belgeleri kullanmak
Süreç yönetiminde yapılacak ihalelerde ve sözleşmelerde, kuruma özgü olup satın alma faaliyetleri için hazırlanan standart belge ve formlar kullanılmalıdır.
