Bilinmeyen bir şeyden bahsetmiyorum. Sadece uygulanmadığından eminim.
Satın alma zincirindeki problemler, küresel salgın, ekonomik sıkıntılar ve toplu işten çıkarmalarla “Yeni Normal” tüm bu süreçler için yeni bir durumdur. Bu “Yeni Normal” yaklaşımı pek çok konuda olduğu gibi satın alma süreçlerinin de gözden geçirilmesine vesile oldu ve bu süreçte hız ve ürünlerin bulunabilirliği en önemli iki faktör oldu. Ancak orta ve uzun vadede bu durumun sürdürülebilirliği tüm paydaşlarla birlikte yapılandırılmış bir planı uygulamaktan geçer. Bu sebeple “Yıllık Satın Alma Planı”, mevcut satın alma görevlerinin temel unsurlarını verimli ve etkili bir şekilde yürütülebilmesi için kritik öneme sahiptir. Peki siz, yeni normalde nasıl satın almayı planlıyorsunuz?
Yıllık satın alma planını oluşturmak ve yürütmek için en iyi yöntem bir kategori veya emtia satın alması yapısını oluşturmaktır. Bu yapının müşteriler, satış, pazarlama, mühendislik, finans ve lojistik gibi kilit paydaş gruplarının temsilcilerinden oluşması ise en ideal ve en etkili yöntem olacaktır.
Günümüz yöneticileri, satın alma fonksiyonunun maliyet azaltma ve nihai sonuca nasıl ulaşmayı planladıkları konusundaki detaylarını gün geçtikçe daha fazla sorgular oldular. Uygun şekilde yapılandırılmış bir yıllık satın alma planının yokluğu, satın alma uzmanlarının bu detaylara hâkim olmasının önüne geçer ve mevcut şartları göz önüne aldığımızda bütün bu detaylara hâkim olamamak, işini korumak isteyen bir satın alma uzmanı için hiç de iyi bir seçenek değildir.
Yıllık satın alma planı, tüm yöneticilerin ihtiyaç duyduğu bir çalışmadır. Satın alma planı, çeşitli ürün ve hizmet gruplarını en iyi şekilde tedarik edebilmek için üzerinde düşünülerek yapılandırılması gereken bir başvuru kitabı gibidir. Bu plan, organizasyonun kurumsal stratejisine entegre edilmeli ve bu stratejiyle paralel yürütülmelidir.
Kapsamlı Bir Satın Alma Planı Şu Bölümleri İçermelidir;
Tahmin: Çeşitli ürün ve hizmet gruplarının her bir talebi için olan projeksiyonudur. Bir üretim ortamında, satış tahmini satın alma planı tahmininizin temeli olabilir.
Pazar Analizi: Her emtia için pazarın bir değerlendirmesidir. Satın alma planının pazar analizi bölümü genellikle arzın artıp artmadığını veya durgun olup olmadığını ve talebin artıyor mu, azalıyor mu yoksa durgun mu olduğunu belirlemek için tasarlanmıştır. Bu tespitler, büyük tedarikçilerin sayısı, yeni gelişmeler, malzemelerin mevcudiyeti, tedarikçilerin mali koşulları açısından pazarın özellikleri ele alınarak yapılmalıdır.
Yaklaşım: Tedarik planının yaklaşım bölümü, bu malların nasıl tedarik edileceğine dair bir yol haritasıdır.
Emtia satın alması için bir örnek vermek gerekirse;
- Yeni sözleşme geliştirilmeli
- Yeni örtülü sipariş oluşturulmalı
- Mevcut sözleşme kullanılmalı
- Mevcut örtülü sipariş kullanılmalı
- Tedarikçilerle ilişkiler geliştirilmeli
Kaynaklar: Satın alma planının kaynaklar bölümü, malın satın alınmasını yönetmek için gereken kişileri ve diğer kaynakları belirtir. Son kullanıcılar ve diğer departmanlardan temsilciler de dahil olmak üzere, bu alımdan sorumlu her kişinin adının yazılması doğru bir hareket olacaktır.
Geçmiş Harcamalar: Satın alma planının geçmiş harcamalar kısmı, harcanan miktarı gösterir. Her bir alımın listesine ve geçen yıl bu tür mallara harcanan para miktarına dayanmalıdır. Bu listeye genellikle “Harcama Profili” denir.
Teknikler: Her bir emtia için maliyetleri düşürmek için kullanılacak teknikleri ifade eder.
Bu teknikler aşağıdakileri içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir;
- Rekabetçi teklif alma
- Standardizasyon
- Değer analizi
- Müzakere
Tasarruflar: Satın alma planının tasarruflar bölümü, satın alma departmanının çeşitli maliyet azaltma tekniklerinin uygulanması yoluyla elde edebileceği tasarrufların bir tahminini içerir.
Planlanan Harcamalar: Pazardaki güç dengelerinin ve maliyet azaltma tekniklerinin uygulanması yoluyla hacim ve fiyattaki değişiklikler dikkate alınarak her bir emtia için tahmini harcama miktarlarının bir özeti olacaktır.
2021 yılı satın alma planlarınızı tekrar gözden geçirmeye ne dersiniz?
